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Qualitätssicherung / Inspektion

Dokumentierte Qualitätssicherung und Freigabe mit Digitalem Stift: orts- und technikungebunden

Qualitätssicherung und Prüfungsfreigabe

Im zunehmend schärfer werdenden Wettbewerb profilieren sich Anbieter und Hersteller zunehmend über Qualität. Eine ausgefeilte Qualitätssicherung begleitet Produktion und Prozess. Es ist eine Anforderung guter Fertigungspraxis, dass alle Prüfungen wohl dokumentiert sind. Alle Übergaben zur nächsten Fertigungsstufe unterliegen einer Qualitätsprüfung, die in den Begleitpapieren vermerkt wird. Nur so lassen sich Vorkommnisse oder Fehler analysieren und die richtigen Schlüsse daraus ziehen. Es ist also nicht nur ein Gebot im Rahmen von Zertifizierungen, sondern eine handfeste wirtschaftliche Komponente auf dem Weg zu einer fehlerfreien Qualität. Und wenn nach Abschluss der Arbeiten auf alle Daten und handschriftlichen Vermerke digital zugegriffen werden kann, ohne die Dokumente gescannt zu haben oder die Daten abgetippt zu haben, wird auch noch ein schlanker Workflow daraus. 

Ob interne QS innerhalb der Produktion oder externes Audit im Rahmen der Zertifizierung: nicht dokumentiert heißt nicht gemacht

Internes Audit - externes Audit

Natürlich wird auch heute schon Vieles im Rahmen der internen Qualitätssicherung getan. Aber hand auf's Herz: hält das einem Audit stand? Wurde wirklich alles dokumentiert und nachvollziehbar gemacht? Oft unterbleibt das im Tagesgeschäft. Checks werden gemacht, aber nicht dokumentiert. Keine Zeit oder keine technische Struktur. Im Audit jedoch heißt "nicht dokumentiert = nicht gemacht". Stellen Sie sich vor, dass jeder Eintrag, jede Notiz, jeder Check einfach durch Aufschreiben oder Abhaken auf den Begleitpapieren ohne jeglichen Zusatzaufwand digitalisiert und einem elektronischen Archiv zugeführt wird. Mit Zeitstempel. Welche Zeitersparnis ergibt sich daraus, wenn alle Informationen ohne Suche nach dem physikalischen Stück Papier sofort vorliegen? Welcher Zusatznutzen entsteht, wenn man Lücken in den Qualitätskontrollen einfach durch Analyse digitaler Daten finden kann, ohne aufwändig Produktionsakten zu wälzen. Es wäre so einfach mit einer Digitalen Stiftlösung. Das Schöne: es funktioniert, weil es so einfach ist. Ganz ohne schwere Erfassungstechnik.

Ob Schadensnachweis für die Versicherung oder zur Abrechnung: Ansprüche und Forderungen brauchen eine zweifelsfreie Dokumentation

Sachverständiger und Gutachter

Es liegt auf der Hand, dass die Arbeit von Sachverständigen und Gutachtern nicht ohne Dokumentation auskommt. Nicht nur das: manchmal kommt es auch darauf an nachzuweisen, wann eine Dokumentation erstellt wurde. So oder so: Was wir alle an Papier nicht mögen, ist die mühsame elektronische Verarbeitbarkeit der aufgeschriebenen Informationen (scannen, abtippen, manuelles Archiv). Was wir an Papier lieben ist die Einfachheit der Datenaufnahme. Jeder kann es, es gibt keine technischen Probleme, es gibt keine Schnittstellen, es ist robust und mobil, und kann gleichzeitig von mehreren Nutzern "bedient" werden. Was liegt als näher als die Vorteile der Datenerfassung auf einem übersichtlichen Formular mit den Vorzügen digitaler Daten zu verbinden? Eine Digitale Stiftanwendung tut genau das. Das Papier wird zur Datenerfassungsmaske. Schneller geht Datenerfassung nicht. Und das elektronische Archiv ist auch gleich damit bestückt.

Ob interne Überprüfung der Hygienestandards oder behördliche Inspektion: alle Ergebnisse werden sauber dokumentiert

Hygieneprüfung - Behördliche Inspektion

Insbesondere die Lebensmittel- und die Pharmaindustrie kennen das: überall dort, wo es auf besondere Einhaltung behördlicher Vorgaben oder von Hygienestandards geht, ist eine peinlich genaue Dokumentation der Prozesse erforderlich. Das gilt für alle Branchen, die im regulierten Umfeld tätig sind. Niemand will und kann riskieren, dass im Falle von Vorkommnissen die Fertigung stillgelegt oder beeinträchtigt wird. Gut, wenn alle Checks digital sofort im Zugriff sind. Aber auch die prüfende Behörde oder der zertifizierende Dienstleister dokumentieren selbstverständlich alle Befunde. Der automatische Zeitstempel, den der Digitale Stift bei jedem Eintrag erzeugt, ist hier eine willkommene gute Eigenschaft der Dokumentation. Nachgelagerte Auswertungen sind oft mühsam, wenn aus der Papierform nachträglich Informationen noch nacherfasst werden müssen. Das hat eine dotforms Anwendung mit Digitalem Stift sozusagen en passant schon erledigt.

Erst das dotforms Formular steuert die Anwendung. Der Digitale Stift ist völlig anwendungs- und branchenneutral

Sie haben Ihre Anwendung als Beispiel nicht erwähnt gefunden?

Das macht nichts. Auch wenn Sie Ihre Anwendung oder Ihre Branche hier noch nicht dargestellt gefunden haben: Digitale Stiftlösungen sind anwendungsunabhängig! Und vermutlich sind auch in Ihrer Branche und Ihrer Anwendung längst Digitale Stifte im Einsatz. Der Digitale Stift ist ein tolles Werkzeug zur Datenerfassung. Er wird jedoch nicht auf eine Anwendung hin programmiert. Die Steuerung einer Anwendung erfolgt über das jeweilige Formular. Nur dieses ist branchenspezifisch und anwendungsbezogen. Von daher können Sie die guten Beispiele der bereits genannten Anwendungen exemplarisch genauso heranziehen. Sie können sicher sein: Auch Ihre Formularanwendung ist mit Digitalen Stiften nutzbar. Sprechen Sie uns an.

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