Mobile Dokumentation

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Feld- und Servicetechniker

Ob Kopierer oder Großanlage: Feld- und Servicetechniker müssen ihren Einsatz sorgfältig dokumentieren

Dokumentation nach getaner Arbeit

Jedes Gerät vom Kopierer bis zur Industrieanlage braucht Wartung oder auch mal einen Technikereinsatz. Es liegt im Wesen einer Dienstleistung, dass keine zählbare Ware produziert wird. Die erbrachte Leistung muss sorgfältig dokumentiert werden, da sie Grundlage für Abrechnungen mit dem Auftraggeber ist oder Leistungsnachweis gegenüber dem eigenen Arbeitgeber. Damit sich der Servicetechniker mit mehr Zeit seiner eigentlichen Arbeit widmen kann, sollte die Dokumentation möglichst schnell erledigt werden können. Eine dotforms Anwendung mit Digitalem Stift auf einem entsprechenden Einsatzprotokoll erlaubt die sofortige Verfügbarkeit der geschriebenen Daten in digitaler Form. Ein nochmaliges Abtippen zu Zwecken des Nachweises oder der Datenübermittlung kann entfallen. Denn der nächste Einsatz wartet schon. 

Ob Kunden-, Geräte- oder Leistungsdatenerfassung: Mit Digitalem Stift erfasst sind sie sofort digital und allen Beteiligten zugänglich (Foto: Halbach)

Datenerfassung

Rund um den Technikereinsatz entstehen für das entsendende Unternehmen eine Fülle wichtiger Daten. Da Technikereinsätze oft aus einer konkreten Bedarfssituation heraus entstehen und meist keine vorgeplanten Tätigkeiten sind, kommt der Dokumentation eine erhebliche Bedeutung zu. Für wen wurde die Leistung erbracht, wann hat sie begonnen und wann wurde sie beendet, wie viele Kilometer wurden dabei zurück gelegt, welche Ersatzteile wurden verbaut, welche Art Leistung wurde erbracht (Reparatur, Entstörung, Reinigung, Nutzereinweisung), welchen Istzustand hat der Techniker angetroffen, welche Ursache hatte der Einsatz, gab es Auffälligkeiten, die innerhalb einer bestehenden Garantiezusage relevant sind, etc. pp. All diese Informationen sind wichtig, z.B. für den Personaleinsatz, für die Ersatzteilbeschaffung und -disposition, für die Produktentwicklung. Es wäre schade, wenn diese wertvollen Daten lediglich im Tätigkeitsnachweis schlummern und nicht weiter verfügbar sind.

Gründe und Umgebungesbedingungen eines Technikereinsatzes geben wertvolle Hinweise für Produktenwicklung oder Vertragsmanagement

Zustandsdokumentation und Garantieleistung

Gerade bei komplexeren Anlagen ist es von enormer Bedeutung, dass die Gründe für einen Technikereinsatz analysiert werden können. Dazu müssen sie in digitaler Form vorliegen. Möglicherweise entwickelt sich aufgrund einer Vielzahl von Technikereinsätzen ein Vertragsverhältnis sehr nachteilig? Vielleicht wird aufgrund falscher Bedienung oder nicht eingehaltener Umgebungsbedingungen ein vertragsgemäßer Einsatz des gelieferten Gerätes erschwert? Wird nicht der einzelne Einsatz nach Aufwand abgerechnet, kann sich eine solche Situation schnell zu einem Kostentreiber entwickeln. Das zu entdecken ist Aufgabe eines Controllings. Doch hierzu bedarf es digitaler Daten. Und die liegen mit einer dotforms Anwendung bereits vor: geschrieben (= erfasst) durch den Servicetechniker selber ohne zusätzliche Erfassungszeit.

Eine digitale Dokumentation mittels dotforms beschleunigt die Ersatzteilbeschaffung und Bestückung des Servicefahrzeugs

Ersatzteilabrechnung und -disposition

Nicht nur Arbeitsbeginn und -ende sind wichtige Leistungsdaten. Auch die Art und Menge verbrauchter Ersatzteile ist relevant: Im Servicefahrzeug muss immer ein definierter Vorrat vorhanden sein bzw. Ersatz muss rechtzeitig disponiert werden. Wenn also die Leistungsfähigkeit des defekten Gerätes nicht nur durch Reinigung wieder hergestellt werden konnte, sondern der Einbau eines Neuteils erforderlich war, kann sofort eine entsprechende Ersatzteilbeschaffung ausgelöst werden oder die permantente elektronische Bestandsführung auf aktuellen Stand gebracht werden. Dazu braucht es keine separate Datenerfassung. Das kann eine dotforms Anwendung selber auslösen. Und das nur, weil der Technikerkollege seinen Servicebericht mit einem Digitalen Stift ausgefüllt hat und dieser Bericht einen entsprechend strukturierten Eintrag vorgesehen hat. So einfach kann es gehen.

Leistungserfassung und -nachweis im handwerklichen Einsatz von Elektroinstallateuren (Quelle: Anoto)

Digitale Stifte dokumentieren erbrachte Technikerleistung

Am Beispiel eines Handwerkernetzwerkes norwegischer Elektriker in Oslo zeigt dieses  Video von Anoto, wie im häuslichen Handwerkereinsatz die Erbringung der vereinbarten Leistung einfach mit Digitalen Stiften dokumentiert wird. Zusammen mit dem Leistungsnachweis in Form der Kundenunterschrift, einfach erfasst mit einem Digitalen Stift und schnell via Bluetooth und einem Mobiltelefon in der Zentrale verfügbar gemacht, kann die Disposition schneller Ressourcen neu verplanen oder eine Abrechnung anstoßen (Quelle: Anoto).

Erst das dotforms Formular steuert die Anwendung. Der Digitale Stift ist völlig anwendungs- und branchenneutral. Und passt in jede Tasche.

Sie haben Ihre Anwendung als Beispiel hier nicht erwähnt gefunden?

Das macht nichts. Auch wenn Sie Ihre Anwendung oder Ihre Branche hier noch nicht dargestellt gefunden haben: Digitale Stiftlösungen sind anwendungsunabhängig! Und vermutlich sind auch in Ihrer Branche und Ihrer Anwendung längst Digitale Stifte im Einsatz. Der Digitale Stift ist ein tolles Werkzeug zur Datenerfassung. Er wird jedoch nicht auf eine Anwendung hin programmiert. Die Steuerung einer Anwendung erfolgt über das jeweilige Formular. Nur dieses ist branchenspezifisch und anwendungsbezogen. Von daher können Sie die guten Beispiele der bereits genannten Anwendungen exemplarisch genauso heranziehen. Sie können sicher sein: Auch Ihre Formularanwendung ist mit Digitalen Stiften nutzbar. Sprechen Sie uns an.

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