Mobile Dokumentation

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Prüfung und Freigabe

dotforms Anwendung Sicherheits-Checkliste im OP mit Digitalen Stiften.

Sicherheits-Checkliste

In allen qualitätsgesicherten Bereichen werden Prüfungen durchgeführt. Kein Unternehmen, keine Organisation, die das Ergebnis der eigenen Arbeit oder der Prozesse nicht festhält und die Überprüfung vornimmt. Der Dokumentation dieser Prüfungen kommt eine immense Bedeutung zu. Nicht umsonst heißt es in Audits: nicht dokumentiert = nicht gemacht. Interessant wird es, wenn nun dank einer Digitalen Stiftanwendung die Durchführung der Checks elektronisch festgehalten wird ohne Zusatzaufwand (abtippen, einscannen...). Das Papierdokument kann bei den Fertigungsunterlagen oder den Qualitätsaufzeichnungen bleiben. Die Daten werden elektronisch weiter verarbeitet, wie im nebenstehenden Beispiel einer Sicherheits-Checkliste aus einer dotforms-Anwendung im klinischen OP-Bereich.

Die mit dem Digitalen Stift gemachte Freigabe kann automatisch weitere Prozesse anstoßen.

Freigabeprüfung mit Unterschrift

Prüfungen werden nicht nur dokumentiert und abgehakt, sondern sie münden häufig in eine geregelte Freigabe. In vielen Prozessen ist das Vorhandensein einer freigebenden Unterschrift die Voraussetzung für den nächsten Prozess-Schritt. Das Dokument ist aber vielleicht noch unterwegs oder gerade nicht auffindbar? Dann ist es gut zu wissen, dass eine Freigabeprüfung, dokumentiert mit einem Digitalen Stift, sofort nach dem Docken zum einen für alle am Prozess Beteiligten sofort eingesehen werden kann. Darüber hinaus können die Einträge in den Formularfeldern, und dazu gehört auch die Unterschrift, IT-gesteuerte Ereignisse auslösen. Beispiele sind: Information an die Materialwirtschaft, dass jetzt der nächste Fertigungsschritt ansteht, da die Vorstufe per Unterschrift freigegeben hat; Oder Information per Mail an den Mitarbeiter, der den Versand anstößt. Das Potential liegt in einem schnelleren Informationsfluss, ohne dass auf den physikalischen Transport eines Dokumentes gewartet werden muss.

Nach dem Check die Freigabe - zeitnah dokumentiert ohne zusätzliche Datenerfassung mit einer dotforms Anwendung.

Komplexe Qualitätsprüfungen brauchen Überblick

Je komplexer ein Produkt ist oder je umfangreicher die Komponenten, die zusammen gebracht werden, desto unübersichtlicher ist die Prüfung. Wenn es nun um die Herstellung von sensiblen Geräten geht, seien es Medizinprodukte oder Flugzeugtriebwerke, wo also in besonderem Maße die Sicherheit von Menschen von der Produktqualität abhängt, wird entsprechender Prüfaufwand betrieben. Gerade bei sehr komplexen Produkten oder Prozessen geht schnell der Überblick über schon gemachte Prüfungen, festgestellte Teilergebnisse oder erteilte bzw. eben noch nicht erteilte Freigaben verloren. Hier ist die Bereitstellung digitaler Daten schon beim Schreiben ein echter Segen: diese Informationen können in ein QM-System eingespeist werden oder in einem Dashboard Überblick verschaffen, ohne dass jemand die Detailinformationen nochmals eintippen musste. Komplexe Sachverhalte lassen sich nun mal gut auf Papier darstellen und prüfen. Aber digital werden sie ohne viel Mühe und Zeitaufwand auch transparent.

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