Mobile Dokumentation

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Notiz und Bericht

Digitale Dokumentation schon beim Schreiben - das ist mal zeitsparend

Das papierlose Büro?

Kaum etwas ist so vehement postuliert worden, wie das papierlose Büro. Tatsächlich begleiten uns Papier basierte Prozesse mehr denn je. Wir machen Notizen mit (normalem) Stift und Papier, füllen Formulare aus und unterschreiben sie. Wenn nun unsere Notizen und Berichte quasi schon beim Schreiben digitalisiert werden und die gemachten Einträge in einem Formular ohne zusätzlichen Datenerfassungsaufwand sofort Datenbanken zugeführt werden können, sind wir der papierlosen Arbeitsweise ein großes Stück näher gekommen. Es gibt nichts besseres zur Datenerfassung als Stift und Papier. Aber die Zeiten, in denen wir es transportieren und archivieren mussten, sind vorbei. Das gilt übrigens auch für die Zeiten, als Formulare noch mehrteilige Durchschläge haben mussten. Heute verteilen wir die Kopien elektronisch. Dank der Digitalen Stifttechnologie geht das alles ohne zusätzlichen Erfassungs- oder Scanaufwand. Einfach so - beim Schreiben. 

Unmittelbar nach der Prüfung stehen die Daten zur Verarbeitung digital zur Verfügung (Quelle: Anoto)

Prüfungsbericht Fahrschulprüfung mit Digitaler Stiftlösung in Schweden

Die schwedische "Road Administration" hat in einer Digitalen Stiftanwendung die Abnahme von Fahrschulprüfungen digitalisiert und stark vereinfacht. Die  Notizen des Prüfers, die während der Prüfung mit Digitalem Stift gemacht werden, stehen schnell und digital nach Abschluss der Prüfung in Datenbanken zur Verfügung. Die Erteilung der Fahrerlaubnis konnte dadurch beschleunigt werden. Auch wenn dieses im Video des Anotopartners Penboost gezeigte Beispiel nicht unbedingt auf deutsche Verhältnisse übertragbar ist, zeigt es doch, wie mobil entstehende Daten, digital erfasst schon beim Schreiben, Vorgänge stark beschleunigen können.

Zustandsdokumentation, Lagerort und -datum, Kennzeichnung: Alles wichtige Parameter, um den Dienstleistungsvertrag erfüllen zu können

Dokumentierte Ein- und Auslagerung im Reifenlager

Ein Dienstleister, der von der Lagerung z.B. von Reifen lebt, ist davon abhängig, dass sein Service fehlerfrei funktioniert. Fehler, die zu Verzögerungen bei der Montage führen, kann er sich nicht leisten. Er ist auf eine lückenlose Dokumentation aller Ein- und Auslagerungen angewiesen. Solche Prozesse werden natürlich barcodiert unterstützt. Aber überall dort, wo die Dokumentation Papier basiert erfolgt, kann eine Digitale Stiftanwendung erheblichen Nutzen stiften. Ohne dass sich die Mitarbeiter umgewöhnen müssen und ohne dass in teure Technologie investiert werden muss, die in immer kürzen Abständen veraltet. Begleitschein, Ein- und Auslagerbelege, Übergabebelege: alles sofort digital und im Archiv. Das Original muss nicht mehr physisch archiviert werden, es sei denn, man will es oder muss es aus regulatorischen Gründen.

Erst das dotforms Formular steuert die Anwendung. Der Digitale Stift ist anwendungs- und branchenneutral

Sie haben Ihre Anwendung als Beispiel hier nicht erwähnt gefunden?

Das macht nichts. Auch wenn Sie Ihre Anwendung oder Ihre Branche hier noch nicht dargestellt gefunden haben: Digitale Stiftlösungen sind anwendungsunabhängig! Und vermutlich sind auch in Ihrer Branche und Ihrer Anwendung längst Digitale Stifte im Einsatz. Der Digitale Stift ist ein tolles Werkzeug zur Datenerfassung. Er wird jedoch nicht auf eine Anwendung hin programmiert. Die Steuerung einer Anwendung erfolgt über das jeweilige Formular. Nur dieses ist branchenspezifisch und anwendungsbezogen. Von daher können Sie die guten Beispiele der bereits genannten Anwendungen exemplarisch genauso heranziehen. Sie können sicher sein: Auch Ihre Formularanwendung ist mit Digitalen Stiften nutzbar. Sprechen Sie uns an.

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