Mobile Dokumentation

Verblüffend einfach und günstig

So einfach wie Schreiben ...

Die Digitale Stifttechnologie zeichnet sich durch eine verblüffende Einfachheit aus. Wer schreiben kann, kann Daten digital erfassen. Es braucht auf Nutzerseite keine IT-Kenntnisse oder das Studium eines Handbuches. In Anwendungen mit hoher Personalfluktuation wird dieser Umstand sehr geschätzt. Auch berichten Anwender davon, dass die Einführung dieser Papier gestützten Erfassungsmethode mit überraschend wenig Schulungsaufwand vonstatten ging. Einfach ist gut. Einfache Prozesse funktionieren eben stabil und dauerhaft.

Das Prinzip ist simpel:

Der Nutzer schreibt mit einem Digitalen Stift. Der Stift liest mit seiner integrierten Kamera während des Schreibens mit und speichert alle gemachten Einträge mit Zeitstempel in seinem internen Speicher. Sobald der Stift in einer USB-Dockingstation an einem PC gedockt wird, werden die Rohdaten übertragen. Sie sind noch nicht lesbar. Eine Softwareanwendung konvertiert diese Daten, führt eine Handschrifterkennung aus und stellt die Daten zur Verifikation zur Verfügung. Von dort werden sie gleich in die Zielanwendung exportiert: Als grafisches Abbild mit allen gemachten Eintragungen (JPG, TIFF oder PDF) und als ASCII-Daten (XML oder CSV) entsprechend der vereinbarten Schnittstelle. 

Das Geheimnis im dotforms Papier:

Dreh- und Angelpunkt einer dotforms Anwendung ist das Papier, das als Erfassungsmaske für die Erfassung von Daten prädestiniert ist. Die Erfassung mit Stift und Papier ist schneller, als die direkte Tastatureingabe. Damit die Stiftkamera während des Schreibens eine Orientierung hat, ist im Formularhintergrund, nahezu unsichtbar, ein feines Punktemuster aufgedruckt, das Anoto Punkteraster. Es ist an jeder Stelle des Formulares unterschiedlich. Damit trägt das dotforms Papier bereits wesentliche Teile des digitalen Prozesses in sich. Tatsächlich wird es zur eigentlichen Verarbeitung später nicht mehr benötigt. Ab dem Zeitpunkt, wo die Daten vom Stift in das System übertragen wurden, ist der gesamte Prozess vollständig digital. Das Original kann vernichtet oder dem Adressaten mitgegeben werden. Natürlich kann es als Dokument auf Wunsch auch weiterhin in Papierform archiviert werden.

Günstige Einbindung und Nutzung

Schnellerer Digitaler Datenfluss bedeutet Zeitersparnis und Produktivitätszuwachs.

Eine Digitale Stiftanwendung lässt sich leicht in bestehende System integrieren. Im Rahmen der Formulardefinition, also der Festlegung, welche Formularfelder in welcher Weise ausgelesen werden sollen, werden schon die Metadaten für die jeweilige Zieldatenbank hinterlegt. Das aus der Anwendung heraus übermittelte Datenformat ist absoluter Standard und als Grafik oder XML-Information sofort einbindbar. Natürlich muss die Frage der Schnittstelle zum Zielsystem geprüft werden. Das ist meist einfacher als gedacht. Eine Digitale Stiftanwendung spart aber auch Zeit und damit Geld. Abgesehen davon, dass ein Digitaler Stift gemessen an seiner Leistungsfähigkeit erstaunlich günstig ist, vereinfacht er viele Prozesse. Denken Sie einmal darüber nach, wie viel Zeit durch das Einscannen von Dokumenten benötigt wird, durch das Erstellen und Verteilen von Kopien, durch das manuelle Ablegen von ausgefüllten Formularen, durch das Suchen in Papierarchiven und -stapeln. Und das alles ohne die Anwender mit neuen Technologien herauszufordern.

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