Mobile Dokumentation

Stift und Papier mit Zeitstempel

Wenn es auf die Zeit ankommt:

Mit jedem Eintrag gibt es eine genau registrierte Uhrzeit.

In vielen Fällen kommt es auf eine gute Dokumentation von Uhrzeiten an. Die Uhrzeit kann man natürlich aufschreiben und über die Digitale Stifttechnologie digitalisieren. Fallen aber Zeitpunkt von Dokumentation und zu dokumentierender Sachverhalt zusammen, kann dies die im Stift integrierte Stiftuhr übernehmen. Während des Schreibens registriert der Stift zu jedem gemachten Strich oder Eintrag auf die Millisekunde genau die Uhrzeit. Und natürlich kann diese mitausgelesen werden. Dazu muss nicht die Uhrzeit separat notiert worden sein. Das beschleunigt den Dokumentationsvorgang, wenn's mal wieder schnell gehen muss. Je nach Anforderung kann die Stiftuhr mit einer zentralen Uhr (Webserver) oder schlicht mit der Uhrzeit Ihres Computers synchronisiert werden. Eine Uhrzeit kann somit mit einem schlichten Punkt auf dem Formular festgehalten werden.

Complianceprüfung

Wurde der Eintrag zur gewünschten Zeit vorgenommen? Ein Digitaler Stift liefert Antwort und Daten.

In manchen Anwendungen ist es wichtig feststellen zu können, ob ein Eintrag tatsächlich zum vorgesehenen Zeitpunkt vorgenommen wurde oder nicht. So ist es z.B. in klinischen Studien äußerst relevant, ob ein Tagebucheintrag tatsächlich morgens früh nach Eingabe eines Medikamentes oder erst am Abend aus der Erinnerung heraus gemacht wurde. Oder bei Marktbefragungen zum Nutzerverhalten kommt es eben darauf an, dass die Einträge zeitnah gemacht werden aus frischer Erinnerung und nicht 3 Wochen später kurz vor Abgabe der Fragebogen. Zum reinen Inhalt der geschriebenen Daten kommt hier also noch die wertvolle und leicht ermittelbare Aussage zum wahrscheinlichen Genauigkeitsgehalts der Daten. Das ist ein Mehrwert, der durch digitale Erfassungslösungen möglich wird. Und mit Digitalem Stift und Papier bleibt es auch für den Nutzer schön einfach.

Nachweis einer Tätigkeit

Beginn und Ende der Dokumentation werden automatisch mit erfasst.

Am Beispiel einer Pflegeleistung, einer Kundenberatung oder Patientenaufklärung wird die Bedeutung eines integrierten Zeitstempels wichtig. Da mit jedem Stiftstrich auch die exakte Zeit gespeichert wird, kann leicht Nachweis darüber geführt werden, wie lange eine ein Gespräch gedauert hat (unterstellt als Zeitspanne zwischen Beginn und Ende der Ausfüllung), wann es geführt wurde, dass es gemessen am Sachverhalt angemessen lang geführt wurde und der Nutzer nicht durch einen Aufklärungsbogen einfach von oben nach unten durchgerauscht ist. Auch mit der Kundenunterschrift ist selbstverständlich genau registriert, wann diese Unterschrift vorgenommen wurde. Diese Informationen sind äußerst hilfreich im Falle einer Auseinandersetzung. Ein einfach gescanntes Formular würde diese Informationen nicht bieten können. 

Nachweis einer Unterschrift

Der Nachweis zum Zeitpunkt und zur Originalität ist mittels Digitalem Stift möglich.

Àpropos Unterschrift: mit einer Digitalen Stiftanwendung kann auch ein Nachweis zur Originalität einer Unterschrift vorgenommen werden. Dies ist insbesondere Interessant vor dem Hintergrund, dass jüngst ein OLG-Gerichtsurteil die Aussagekraft zur Originalität von Unterschriften, die auf einem PAD vorgenommen wurden, verneint hat. Jeder weiß, wie die eigene Unterschrift auf einer glatten Kunstoffoberfläche vorgenommen aussieht. Nicht so bei einer Unterschrift auf Papier. Hier stehen nämlich neben den originären Unterschriftsdaten auch biometrische Daten zur Verfügung, wie Koordinaten, Druck und eben die Zeit. Eine Unterschrift kann man mit Übung fälschen. Jedoch braucht eine solche gefälschte Unterschrift immer wesentlich mehr Zeit, da sie mit Sorgfalt "gemalt" wird, um einem Dokument den Anschein der Originalität zu geben. Die echte Unterschrift jedoch wird ohne Nachdenken und Zögern vorgenommen. Das ist mess- und nachweisbar und unterstützt jede Argumentation in einer Auseinandersetzung.

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